Bijna iedereen gebruikt Google Drive. Naast het bekijken en opslaan van documenten biedt de cloudopslag-app nog veel meer mogelijkheden. Dit zijn de beste tips om alles uit Google Drive te halen.

Google Drive tips

Google Drive is met meer dan een miljard gebruikers één van de populairste apps van het moment. Het programma is met de integratie van onder meer Docs, Sheets en Presentaties ontzettend veelzijdig, maar daardoor misschien ook ietwat overweldigend. Met deze praktische tips voor Google Drive werk je beter, simpeler en efficiënter aan projecten.

1. Offline werken

Google Drive vereist een actieve internetverbinding. Dit is knap lastig wanneer je vaak onderweg bent, of je verbinding niet stabiel is. Gelukkig is het mogelijk om offline te werken. Zoek hiervoor het bestand op dat je wil downloaden en tik op de drie bolletjes rechtsonder.

Kies vervolgens ‘Offline beschikbaar maken’. De volgende keer dat je het bestand, document of presentatie wil openen, kun je dit zonder internetverbinding doen. Uiteraard worden veranderingen pas doorgevoerd zodra je weer verbonden bent met het internet. Open het instellingenmenu aan de linkerkant en kies ‘Offline’. Hier zie je welke bestanden allemaal lokaal opgeslagen zijn.

2. Bestanden vinden

Google Drive heeft een krachtige zoekfunctie. Tik bovenaan de app op de zoekbalk en geef je trefwoord(en) in. Vervolgens loopt Drive alle tekstbestanden en pdf’jes na en weergeeft de resultaten. In het zoekvenster kun je ook filteren op bestandstypen, zoals documenten, sheets en presentaties.

3. Maak je eigen thuisscherm

Sommige Drive-bestanden open je heel vaak, en anderen bijna nooit. Het thuisscherm toont bestanden op basis van wanneer ze met je gedeeld zijn. Tik op ‘Datum gedeeld’ om te filteren op naam of laatst gewijzigde datum. Je kunt ook rangschikken op basis van wanneer je voor de laatste keer een bestand hebt gewijzigd en geopend.

Tik op de drie streepjes om de weergave te wijzigen van raster naar lijst. Op die manier passen er meer bestanden op het scherm. Ook is het mogelijk om handmatig files toe te voegen aan je startscherm. Ga hiervoor naar het document, de sheet of presentatie die je wil toevoegen en tik op de drie bolletjes. Kies vervolgens voor ‘Toevoegen aan startscherm’.

4. Schep orde in de chaos

Gebruik je Google Drive voor meerdere doeleinden, zoals school en werk? Dan heb je vast en zeker gemerkt dat de app soms nogal chaotisch is. Wanneer je een Google Drive-account van werk of school hebt, kun je daarom gebruikmaken van werkruimtes om orde in de chaos te scheppen. Een werkruimte kun je het best zien als een plek om bestanden te bewaren waar je op dat moment mee bezig bent.

Open de Google Drive-app en ga naar het tweede tabblad van links: ‘Werkruimten’. Maak een nieuwe werkruimte aan en geef een beschrijvende naam op. Tik vervolgens op de blauwe knop om bestanden toe te voegen. Deze blijven in de werkruimte staan en veranderen niet ineens van plek. Je kunt maximaal 25 bestanden toevoegen.

5. Documenten opmaken

Eén van de beste Google Drive-tips is ook direct één van de meest voor de hand liggende. De app zit namelijk boordevol opmaakopties die maar weinig mensen kennen. Wist je bijvoorbeeld dat je foto’s, tabellen, lijnen, paginanummers en zelfs voetnoten kunt toevoegen? Tik hiervoor tijdens het werken in een documentje op het plus-icoon rechtsboven. Ook is het mogelijk om linkjes in de tekst te plaatsen.

6. Documenten scannen met je Android-telefoon

Ben je bezig met digitaliseren? Dan komt de scanner van Google Drive goed van pas. Hiermee kun je namelijk pdf-bestanden maken van documenten. Deze worden direct aan Google Drive toegevoegd. Je kunt zelf een geschikte naam en omschrijving toevoegen. Op die manier heb je altijd een degelijke back-up.

Scannen is heel simpel. Open de Drive-app op je Android-telefoon en druk op het plus-icoon rechtsonder. Kies ‘Scannen’ (geef eventueel toestemming om de camera te gebruiken) en richt je camera op het document, foto of presentatie. Je kunt zoveel bestanden scannen als je wil. Druk op het vinkje rechtsonder wanneer je klaar bent.

7. Handige add-ons

Google Drive is van zichzelf al een ontzettend uitgebreide app, maar er kunnen altijd meer opties bij. Open een Drive-bestand, tik op de drie bolletjes rechtsboven en ga naar ‘Add-ons’. Tik vervolgens op ‘Add-ons toevoegen’. Hier kun je drie aanvullende programma’s installeren: Google Classroom, DocuSign en Scanbot.

Eerstgenoemde is bedoeld voor docenten en onderwijzers. Met DocuSign kun je gemakkelijk digitale documenten ondertekenen met je eigen handtekening. Ook handtekeningen ontvangen is erg simpel. Scanbot maakt net iets betere scans dan de standaard scanner van Drive. Bovendien kun je bijvoorbeeld direct uploaden naar andere cloud-apps, zoals Dropbox en Evernote.

Meer tips voor op school en kantoor

Maak je vaak notities? Check dan ons artikel met Google Keep-tips. Ook hebben we een overzicht gemaakt om alles uit Google Foto’s te halen, de populaire foto-app. Maak ook afspraken bijhouden makkelijker met onze Google Agenda-tips.